Facturatie & betaling

SpectIQ stuurt elke maand (of jaarlijks) een factuur. Op Flex ontvangt u elke maand een factuur achteraf op basis van de rapporten die u die maand definitief heeft gegenereerd; op Pro en Organisatie betaalt u een vast abonnementsbedrag, met eventuele overage als aparte regel. Deze pagina behandelt alles wat met facturen, betalingen en boekhouding te maken heeft.

Factuur-overzicht

Onder Instellingen → Abonnement → Facturen ziet u alle facturen:

Klik Download PDF voor de officiële factuur in PDF-formaat (geschikt voor uw boekhouding).

Inhoud van een factuur

Elke factuur bevat:

• Factuurnummer (formaat INV-YYYY-NNN, opeenvolgend)
• Factuurdatum (eerste van de maand)
• Vervaldatum (14 dagen na factuurdatum)
• Onze gegevens: SpectIQ B.V., KvK, BTW-ID, adres
• Uw gegevens: bedrijfsnaam, KvK, BTW-ID (uit Organisatie-instellingen)
• Specificatie: pakket + periode + bedrag (op Flex: aantal definitieve rapporten die maand; op Organisatie: aantal gebruikers boven de 5 inbegrepen)
• BTW (21%) apart vermeld
• Totaal incl. BTW

Hoe rapporten worden gefactureerd

Een rapport wordt gefactureerd op het moment van de eerste definitieve export ("Definitief genereren"). Herexports van hetzelfde rapport tellen niet nogmaals mee.

• Flex: elk definitief rapport kost €25, achteraf op de maandfactuur. De factuur is gemaxeerd op de Pro-prijs: boven circa 13 betaalde rapporten in een maand rekent SpectIQ niets extra.
• Pro: 30 rapporten per maand zijn inbegrepen. Ongebruikte rapporten schuiven één maand door (gecapt op één maandbundel extra). Rapporten boven de bundel verschijnen als aparte overage-regel van €15 per rapport op de eerstvolgende factuur. Exporteren wordt nooit geblokkeerd; per maand worden maximaal 23 extra rapporten in rekening gebracht (€345) — alles daarboven is gratis.
• Organisatie: 30 rapporten per gebruiker per maand, gepoold over het team (2 gebruikers = 60). Overage werkt hetzelfde als bij Pro en verschijnt als aparte regel.

BTW

Voor Nederlandse klanten

Standaard 21% BTW. Vul uw BTW-ID in onder Instellingen → Organisatie, dan staat het correct op de factuur.

Voor EU-zakelijke klanten

Bij geldig BTW-ID (BTW-verlegging): 0% BTW. Vul uw BTW-ID in Instellingen → Organisatie en SpectIQ valideert via VIES (database van de Europese Commissie). Bij succesvolle validatie verschijnt op de factuur "BTW verlegd, art. 196 BTW-Richtlijn".

Voor klanten buiten de EU

0% BTW (export). Wij vragen u om een bewijs van vestiging buiten de EU te kunnen overleggen op verzoek van de Belastingdienst.

Betaalmethode wijzigen

Hoe

Onder Instellingen → Abonnement → "Betaalmethode beheren" klikt u op de Stripe-link. U wordt doorverwezen naar het Stripe Customer Portal waar u:

• Een nieuwe creditcard kunt registreren
• iDEAL-machtiging kunt instellen
• SEPA-incasso kunt activeren
• Bestaande methoden kunt verwijderen

Wijzigingen zijn direct van kracht. De volgende factuur wordt via de nieuwe methode geïncasseerd.

Welke methoden worden ondersteund?

• Visa, MasterCard, American Express
• iDEAL (Nederland - vereist nieuwe machtiging per betaling)
• SEPA-incasso (EU - eenmalige machtiging, daarna automatisch)
• Apple Pay (op iPhone/iPad/Mac)
• Google Pay (op Android)

Automatische incasso

Standaard bij alle betaalmethoden:

• Maandelijks: incasso op de 1e van de maand
• Jaarlijks: incasso op de jaarverjaardag van uw abonnement

U ontvangt 5 dagen vooraf een herinnering per e-mail.

Mislukte betaling

Wat als de incasso faalt?

Als uw kaart geweigerd wordt of uw rekening onvoldoende saldo heeft:

1. Direct (dag 0): e-mail met "Betaling mislukt" en link naar Stripe Customer Portal
2. Dag 3: 2e poging, automatisch
3. Dag 7: 3e poging
4. Dag 14: account-status verandert naar "Betaling achterstallig" - banner in app
5. Dag 30: account valt terug naar Trial-pakket - bestaande data blijft, geen nieuwe rapporten
6. Dag 60: data wordt geanonimiseerd (gebruikersgegevens behouden, projectinhoud verwijderd, in lijn met onze voorwaarden)

Hoe oplossen?

Op het moment dat u een open factuur ziet (of een banner in de app):

• Open Stripe Customer Portal
• Update betaalmethode of betaal de open factuur direct
• Daarna wordt uw betaling automatisch verwerkt en is uw account weer volledig actief

Vragen? Mail billing@spectiq.nl.

Refunds

Wanneer mogelijk?

• Per ongeluk geüpgrade: binnen 14 dagen volledige restitutie (consumentenrecht)
• Service-storing: pro rata-restitutie als wij significant downtime hadden
• Onjuiste facturatie: correctie + restitutie

Wanneer niet?

• Gebruik het pakket niet voldoende: u kunt wel downgraden of opzeggen voor de volgende periode, geen restitutie voor verlopen periode
• Functie ontbreekt die u verwacht had: support helpt u bij workarounds, maar geen restitutie achteraf

Boekhoud-integratie

CSV-export

Onder Instellingen → Abonnement → Facturen → "Exporteren als CSV" downloadt u een spreadsheet met alle facturen + status. Te importeren in:

• Exact Online
• Twinfield
• Moneybird
• Excel/Google Sheets

Pleo, Spendesk, Brex

Onze facturen worden automatisch herkend door deze expense-tools dankzij ondersteuning voor e-invoicing.

eHerkenning

Voor Belastingdienst-aangifte: facturen voldoen aan UBL 2.1-eisen.

Adres of bedrijfsgegevens wijzigen

Onder Instellingen → Organisatie:

• Bedrijfsnaam
• KvK-nummer
• BTW-ID
• Adres, postcode, plaats
• Factuur-e-mail (waar facturen heen gaan)

Wijzigingen zijn direct actief op nieuwe facturen. Bestaande facturen worden niet herzien (legaal staan ze vast).

Custom-betalingstermijnen

30 dagen i.p.v. 14 dagen

Op verzoek voor Organisatie-pakket: mail billing@spectiq.nl met onderbouwing (bv. corporate-betalingsbeleid).

Jaarlijks vooruit (10% korting)

Bij betaling van 12 maanden vooruit krijgt u standaard 10% korting op de maandprijs van Pro of Organisatie. Verdere kortingen zijn alleen mogelijk via een actiecode bij het afrekenen.

Vragen

• Algemene factuur-vragen: billing@spectiq.nl
• Pakketwijzigingen: zelf via app, of support@spectiq.nl
• Sales / aanbieding: sales@spectiq.nl
• Klacht: klachten@spectiq.nl - we reageren binnen 5 werkdagen