Klanten beheren

Voeg opdrachtgevers toe, importeer in bulk via CSV, en koppel klanten aan projecten.

Een klant in SpectIQ is de opdrachtgever van een rapport: een particulier (koper, verkoper, eigenaar) of een zakelijke partij (makelaar, beheerder, gemeente). U maakt een klant één keer aan en koppelt die daarna aan zoveel projecten als u wilt.

Klantenoverzicht

Klik in de bovenbalk op Klanten. U ziet een tabel met kolommen:

Bedrijf: bedrijfsnaam (leeg voor particulieren)
Contactpersoon: voornaam + achternaam
E-mail, Telefoon, Stad
Type: Particulier of Zakelijk (gekleurde label)
Projecten: aantal aan de klant gekoppelde projecten
Acties: snelacties zoals "Herst. mail" (welkomstmail opnieuw sturen)

Bovenin: Importeren, Exporteren, + Nieuwe Klant, en een zoekveld.

Nieuwe klant aanmaken

Klik op "+ Nieuwe Klant". Een modaal opent met velden:

Veld	Verplicht?	Toelichting
Bedrijfsnaam	Nee	Zakelijke partij: vul in. Particulier: leeg laten.
Voornaam, Achternaam	Ja	Van de contactpersoon
E-mailadres	Ja	Hier kan SpectIQ later het rapport rechtstreeks naartoe sturen
Telefoon	Nee	Vrij formaat
Adres, Postcode, Stad	Nee	Vestigingsadres / huisadres
Type klant	Ja (default: Particulier)	Bepaalt o.a. of het BTW-veld verschijnt
Notities	Nee	Vrij veld voor uzelf

Klik "Opslaan".

Maak ook een klant aan als de opdrachtgever en de eindgebruiker verschillen. Voorbeeld: koopt iemand een woning via een makelaar, dan kunt u de makelaar als opdrachtgever (factuur) en de koper als contactpersoon-in-het-veld instellen.

Klanten importeren (CSV)

Heeft u al een klantenlijst in Excel of CRM? Importeer in bulk via Importeren.

CSV-formaat

Voorbeeld (eerste regel = kopregel):

voornaam,achternaam,email,bedrijfsnaam,telefoon,adres,postcode,stad,type
Jan,Bakker,jan.bakker@example.nl,,+31 6 1234 5678,Prinsengracht 263,1016 GV,Amsterdam,Particulier
Marieke,De Vries,m.devries@bedrijf.nl,Vastgoed De Vries BV,+31 20 555 1234,,,,Zakelijk

Verplichte kolommen:

voornaam, achternaam, email

Optionele kolommen:

bedrijfsnaam, telefoon, adres, postcode, stad, notities
type: Particulier (default) of Zakelijk

Import-uitkomst

Na uploaden ziet u een preview met:

✅ Aantal nieuwe klanten dat wordt aangemaakt
⚠️ Aantal duplicaten (zelfde e-mailadres) - die worden overgeslagen
❌ Aantal regels met fouten (bijv. ongeldig e-mailadres)

Klik op "Importeer" om door te zetten.

Klanten exporteren

Onder Exporteren downloadt u de complete klantenlijst als CSV. Handig voor backup, fiscale administratie of migratie naar een ander systeem.

Klant koppelen aan een project

Tijdens project aanmaken kiest u onder Opdrachtgever uit de dropdown. Begint u te typen, dan filtert SpectIQ op naam of bedrijfsnaam.

Eén klant kan onbeperkt veel projecten hebben. In het klantoverzicht ziet u in de kolom Projecten hoeveel rapporten u voor een klant heeft gemaakt.

Klant verwijderen

Verwijderen kan alleen als de klant geen gekoppelde projecten heeft. Anders krijgt u een foutmelding "Klant heeft nog X projecten" - eerst projecten verplaatsen of archiveren.

Verwijderen is permanent. Wilt u alleen de klant niet meer zien in het overzicht maar hun gegevens bewaren voor uw administratie? Gebruik dan "Archiveren" (vinkje rechtsboven in het klantdetail).

Klanten hebben onder de AVG het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. SpectIQ helpt u bij het invullen van deze plicht:

Inzage: download de klantgegevens via Exporteren (filter op naam)
Correctie: pas direct aan in het klantdetail
Verwijderen: gebruik "Verwijderen" of (als er projecten aan vast zitten) "Anonimiseren"

Lees meer in onze DPA.

On this page