Het klantportaal
Wat het klantportaal is, hoe uw klant er zonder account toegang toe krijgt, wat de klant kan zien en doen, en hoe de beveiliging werkt.
Het klantportaal is de online plek waar uw klant het inspectierapport bekijkt. In plaats van een PDF te mailen, deelt u een persoonlijke link. De klant opent die link in de browser en ziet een overzichtelijk dashboard met de belangrijkste bevindingen, de volledige rapporttekst, de foto's en een chat om vragen te stellen. De PDF blijft gewoon downloadbaar — het portaal komt er als interactieve laag omheen.
Het portaal draait op een eigen adres (/portal/{token}) en staat los van uw
dashboard. Uw klant hoeft dus niets te installeren en nergens in te loggen.
Toegang zonder account
Uw klant heeft geen account nodig. De persoonlijke link ín de e-mail is de sleutel tot het rapport.
U verstuurt het rapport vanuit het projectoverzicht via Versturen naar klant. U vult het e-mailadres in en eventueel een naam en een persoonlijk bericht.
De klant ontvangt een e-mail met een knop naar de eigen portaallink. Elke link is uniek en hoort bij één ontvanger.
De klant klikt op de link en het rapport opent meteen — geen registratie, geen wachtwoord.
De volledige verzendflow (e-mailadres, persoonlijk bericht, opnieuw versturen) staat op Rapport delen.
Verstuurt u het rapport nogmaals naar hetzelfde e-mailadres? Dan hergebruikt SpectIQ dezelfde link, zodat een eerder verzonden e-mail blijft werken. De verloopdatum wordt daarbij opnieuw op ~90 dagen gezet en een eventuele intrekking wordt ongedaan gemaakt.
Wat de klant kan
Het portaal heeft een zijbalk met tabbladen. Wat de klant precies ziet, hangt af van uw rapportinstellingen — zie Wat de klant ziet voor de details.
- Overzicht — de algemene staat van de woning, het aantal aandachtspunten, de urgente punten, de herstelkosten (indien ingeschakeld), een korte samenvatting en de belangrijkste bevindingen.
- Rapport — het volledige rapport, online leesbaar in de browser. De klant kan het ook in een nieuw tabblad openen of als PDF downloaden.
- Gebreken — alle bevindingen met filters op urgentie: Direct, Op termijn en Verbetering.
- Foto's — de foto's bij het rapport in een galerij, met een vergrootweergave per foto. Dit tabblad verdwijnt als u het fotoverslag in het rapport hebt uitgezet.
- Vragen — verwijst de klant naar het chatvenster op het Overzicht, waar hij rechtstreeks een vraag aan u stelt.
De tabbladen Documenten en Afspraak zijn zichtbaar met het label Binnenkort en zijn nog niet actief. De klant kan deze nog niet gebruiken.
Het portaal respecteert dezelfde zichtbaarheidsinstellingen als de PDF: heeft u het kostenoverzicht, het fotoverslag of de samenvatting in het rapport verborgen, dan verschijnen die ook niet in het portaal.
Vragen stellen
Op het Overzicht staat een chatvenster ("Stel een vraag aan de inspecteur"). De klant typt daar een vraag; u ziet die terug in het projectoverzicht en beantwoordt hem vanuit uw dashboard. Het antwoord verschijnt daarna in dezelfde chat bij de klant. Elke vraag krijgt een status: In behandeling, Beantwoord of Afgehandeld.
Hoe u vragen terugvindt en beantwoordt staat op Vragen beantwoorden.
Beveiliging en verloop
De link is de toegangssleutel, dus die is bewust lastig te raden en tijdelijk.
- Unieke token — elke link bevat een willekeurige token van 64 tekens. Wie de token niet exact heeft, krijgt geen toegang.
- Verloopdatum (~90 dagen) — een verstuurde link vervalt standaard na ongeveer 90 dagen. Daarna werkt hij niet meer, tenzij u het rapport opnieuw verstuurt (dat verlengt de termijn).
- Handmatig intrekken — u kunt een link vanuit het dashboard intrekken. De link geeft daarna direct de melding "Link niet gevonden".
- Verlopen, ingetrokken of onbekend — deze gevallen zien er voor de bezoeker identiek uit: er lekt geen informatie over of een link ooit bestond.
Wordt het bijbehorende project gearchiveerd, dan werkt de portaallink niet meer. Herstel het project als de klant het rapport opnieuw moet kunnen bekijken.
Engagement wordt bijgehouden
Bij elke link houdt SpectIQ bij wanneer de klant het rapport voor het laatst opende, hoe vaak, en of de PDF is gedownload. Die gegevens ziet u in het dashboard bij de portaallinks van het project. De klant hoeft niets te bevestigen — er is geen ontvangstbevestiging; u ziet gewoon of en wanneer het rapport bekeken is.