Rapport delen
Het rapport delen via een persoonlijke portaallink, de engagement volgen op het projectoverzicht en een link intrekken.
In plaats van de PDF te downloaden en te mailen, deelt u het rapport via het klantportaal: de klant krijgt een persoonlijke, beveiligde link, bekijkt het rapport online en downloadt het als PDF. U ziet vervolgens op het projectoverzicht wanneer de klant het rapport heeft geopend.
Rapport versturen
U verstuurt het rapport vanuit het projectoverzicht, in het paneel Rapport (rechterkolom).
Klik op Versturen naar klant. Er opent een dialoog met de titel Rapport versturen naar klant.
Vul de gegevens in:
- E-mailadres — verplicht. Het adres waar de portaallink naartoe gaat.
- Naam (optioneel) — de naam waarmee de klant in de e-mail wordt aangesproken.
- Persoonlijk bericht (optioneel) — een korte begeleidende tekst die in de e-mail wordt meegestuurd, bijvoorbeeld "Hierbij het rapport zoals besproken."
Zijn er klantgegevens aan het project gekoppeld, dan zijn het e-mailadres en de naam alvast ingevuld.
Klik op Versturen. De klant ontvangt een e-mail met een persoonlijke link naar het klantportaal, waarin het rapport en de PDF-download klaarstaan.
De link wordt pas vastgelegd nadat de e-mail daadwerkelijk is verzonden. Gaat het versturen mis, dan is er geen halve, onbereikbare link aangemaakt — probeer het dan gewoon opnieuw.
De fase gaat automatisch mee
Zodra u het rapport verstuurt, zet SpectIQ de projectfase automatisch op Rapport verzonden (alleen vooruit — een project dat al verder is, gaat niet terug). U hoeft de fase dus niet handmatig bij te werken. De verzending en de faseverandering worden ook vastgelegd in de activiteitenregel van het project.
Opnieuw versturen
Verstuurt u naar hetzelfde e-mailadres een tweede keer, dan hergebruikt SpectIQ dezelfde link: de eerder gemailde link blijft dus werken. Opnieuw versturen zet bovendien de verloopdatum weer op 90 dagen vooruit en heft een eventuele eerdere intrekking op — zo krijgt de klant altijd een werkende link.
De Klantportaal-kaart
Onder in het projectoverzicht staat de kaart Klantportaal. Die toont per gedeelde link met wie u heeft gedeeld, of de link nog geldig is, en hoe de klant het rapport heeft gebruikt. Is er nog niets gedeeld, dan leest de kaart "Nog niet gedeeld met de klant."
Status
Elke link heeft een statuslabel:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Actief | De link werkt; de klant kan het rapport openen. |
| Verlopen | De verloopdatum is gepasseerd; de link werkt niet meer. |
| Ingetrokken | U heeft de link handmatig ingetrokken. |
Engagement
Onder elke link ziet u de engagement-gegevens:
- Laatst bekeken — het moment waarop de klant het rapport voor het laatst
opende, met daarachter het aantal keer (bijvoorbeeld
3×). Zolang de klant nog niet heeft gekeken, staat er "Nog niet bekeken". - PDF — de datum waarop de klant het rapport als PDF downloadde. Dit verschijnt pas zodra er daadwerkelijk een download is geweest.
Heeft de klant via het portaal vragen of opmerkingen achtergelaten, dan verschijnen die eronder onder Reacties van klant, met bovenaan de kaart een telling van het aantal open vragen. U beantwoordt ze rechtstreeks vanuit deze kaart.
Een link intrekken
Wilt u een gedeelde link ongeldig maken — bijvoorbeeld omdat het rapport is herzien of naar het verkeerde adres ging — dan gebruikt u Intrekken.
Bevestig in de dialoog. De link wordt op Ingetrokken gezet en de klant kan het rapport daarna niet meer openen.
Intrekken werkt direct: de klant kan het rapport niet meer bereiken. Wilt u de toegang later toch weer geven, verstuur het rapport dan opnieuw naar hetzelfde adres — daarmee wordt dezelfde link opnieuw geactiveerd.
Beveiliging
Het klantportaal is bewust afgeschermd zonder dat de klant een account nodig heeft:
- Persoonlijke link — elke link is uniek en gekoppeld aan één e-mailadres.
- Verloopdatum — een link verloopt automatisch na 90 dagen. Een gelekte of doorgestuurde link stopt daarna met werken, tenzij u het rapport opnieuw verstuurt.
- Intrekken — u kunt een link op elk moment handmatig ongeldig maken.
Wilt u het rapport liever als bestand aanleveren in plaats van via het portaal? Dat kan altijd nog — zie PDF exporteren.