Vragen beantwoorden
Hoe de klant via het klantportaal een vraag stelt en hoe u die vanuit het projectoverzicht beantwoordt.
Nadat u een rapport gedeeld hebt met de klant, kan de klant via het portaal vragen stellen over het rapport. Deze pagina laat zien hoe zo'n vraag bij u binnenkomt en hoe u die beantwoordt — zonder dat u de mail of de telefoon hoeft te pakken.
De klant stelt een vraag
In het klantportaal vindt de klant onderaan het overzicht een chatvenster (Stel een vraag aan de inspecteur). De klant typt een vraag in het veld Typ hier je vraag… en verstuurt die.
De klant hoeft niets in te vullen wat u al weet: naam en e-mailadres worden aan de portaallink gekoppeld, niet door de klant opgegeven. Direct na het versturen ziet de klant de vraag in de chat staan met de status In behandeling.
Verstuurt iemand in korte tijd heel veel berichten, dan volgt tijdelijk de melding Te veel berichten — probeer het later opnieuw. Dit beschermt tegen misbruik van een gedeelde link en heeft bij normaal gebruik geen effect.
U krijgt een melding
Zodra een vraag binnenkomt, worden alle actieve leden van uw workspace tegelijk op de hoogte gebracht — via twee kanalen:
Iedere actieve gebruiker ontvangt de e-mail Nieuwe vraag van je klant
(onderwerp: Nieuwe vraag over rapport {projectnummer} — klantportaal).
De mail toont wie de vraag stelde en de vraag zelf, met de knop Beantwoord
in het dashboard die u naar het projectoverzicht brengt.
Op apparaten waarop pushmeldingen aanstaan verschijnt de melding Nieuwe vraag van klant met een fragment van de vraag — ook als het dashboard niet openstaat. Zie Pushmeldingen instellen hieronder.
Beantwoorden vanuit het projectoverzicht
U beantwoordt vragen in het paneel Klantportaal op het projectoverzicht, onder het kopje Reacties van klant.
Open het project. Bovenaan het Klantportaal-paneel staat een badge zoals 2 open vragen zodra er onbeantwoorde vragen zijn.
Zoek de vraag op onder Reacties van klant. Per vraag ziet u de naam (of het e-mailadres) van de klant, het tijdstip en de statuslabel.
Klik op Beantwoord (of Antwoord bewerken als er al een antwoord staat). Er opent een tekstveld met de placeholder Typ je antwoord aan de klant….
Typ uw antwoord en klik op Verstuur antwoord. Met Annuleren sluit u het veld zonder te versturen.
Na het versturen verschijnt uw antwoord direct onder de vraag (met het kopje Jouw antwoord en het tijdstip), en springt de vraag op de status Beantwoord.
De klant krijgt uw antwoord automatisch per e-mail (Antwoord op je vraag
over rapport {projectnummer}), met de vraag en het antwoord naast elkaar
en een knop Bekijk in het klantportaal. Die mail wordt alleen verstuurd
als de portaallink nog geldig is — is de link ingetrokken of verlopen, dan
slaat het systeem de e-mail over.
Statussen
Elke klantvraag doorloopt drie statussen. De status bepaalt de kleur van de label in het paneel en telt mee voor de badge bovenaan.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open | Nog niet beantwoord. Telt mee in de open vragen-badge. |
| Beantwoord | U heeft een antwoord verstuurd. De vraag verdwijnt uit de badge. |
| Gearchiveerd | Uit de actieve lijst gehaald; blijft grijs zichtbaar staan. |
Een vraag springt vanzelf op Beantwoord zodra u een antwoord verstuurt — u hoeft dat niet apart te markeren. Wilt u een vraag opzij zetten zonder te antwoorden (of na afhandeling opruimen), gebruik dan de knop Archiveren. Er volgt eerst een bevestiging (Reactie archiveren?); de vraag verdwijnt daarna uit de actieve lijst en blijft afgezwakt onderaan staan.
De badge X open vragen telt uitsluitend vragen met de status Open. Zodra u alles beantwoord of gearchiveerd hebt, verdwijnt de badge.
Pushmeldingen instellen
Pushmeldingen gelden per apparaat. Wilt u op uw telefoon of laptop een seintje krijgen zodra een klant een vraag stelt, schakel ze dan op dat apparaat in onder Instellingen → Meldingen. Daar staat de knop Meldingen inschakelen; na het inschakelen verschijnt Meldingen staan aan op dit apparaat.
Op iPhone of iPad werken pushmeldingen alleen als u het dashboard eerst aan uw beginscherm toevoegt. Ziet u de melding Pushmeldingen zijn nog niet geconfigureerd op de server, dan zijn pushmeldingen nog niet beschikbaar — de e-mailmelding blijft in dat geval gewoon werken.